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Mit dem Rücklagern der Materialien - im Idealfall innerhalb von drei Wochen nach dem Ausheben - ist der Prozess der Digitalisierung abgeschlossen und der Datenbestand des gesamten Projektes kann (muss!) jetzt auf Vollständigkeit, Widerspruchsfreiheit und Lesbarkeit überprüft werden. Ziel des Projekts ist ein konsistenter Bestand an Bilddaten, die die Originale der Sammlung in Faksimilequalität (d.h. in hoher Auflösung, farbecht und maßstabsgetreu) wiedergeben, und zudem sicher langzeitarchiviert sind.

Rücklagerung mit Hilfe von Schublisten

Schublistenausdruck

Die studentischen Mitarbeiter lagern die gescannten und kontrollierten Blätter mit Hilfe einer ausgedruckten Schubliste, die sie abhaken und die in der jeweiligen Schublade verbleibt, schubweise zurück. Dieses Vorgehen garantiert Vollständigkeit und eine normierte Reihenfolge der Blätter. Da die Schubliste nur die über das Reprofeld der internen Datenbank als verarbeitet gekennzeichneten Materialien listet, bietet sich hier ein letztes Mal die Gelegenheit, nachzuarbeiten. Etwaige Doubletten verbleiben im Schub unter den sortierten Blättern.
Der wöchentliche Workflow beginnt danach von vorne.

Außerhalb des eigentlichen Workflows werden im Monatsrhythmus Konsistenzkontrollen für den gesamten Datenbestand durchgeführt. Der bisherige Projektverlauf lehrt, dass stets neue, nicht vorhergesehene Fehler auftreten können, zum Beispiel:

• Originale verschwinden, sind umgelagert, umnumeriert, ausgeliehen, beschädigt

• der High-End-Scanner ist falsch justiert bzw. kalibriert

• Scans wurden falsch gedreht

• bestimmte Papiersorten erscheinen farbstichig

• historische Drucke sind zu fein für den Scanner

• Auflösungen falsch eingestellt

• Scans werden beschnitten, spiegelverkehrt oder unter falschem Namen abgespeichert.

Neben den fortwährend verfeinerten Eingangs- und Verarbeitungskontrollen prüfen wir in monatlichem Rhythmus die Konsistenz unserer Daten nach folgenden Kriterien:

• Sind die Inventarnummern eindeutig?

• Gibt es exakt so viele Master-TIFFs wie JPG-Arbeitsdateien?

• Sind die Dateinamen identisch?

• Existieren Dateien mit veralteten Dateinamen, die nicht gelöscht wurden?

• Gibt es exakt so viele Scans in der Intra- sowie der Internet-Datenbank wie Bilddateien auf dem Server?

• Sind nicht nur die Anzahlen gleich sondern vielmehr auch die Dateien identisch?

• Sind die Masterscans auf dem Langzeitarchivierungsmedium vollständig und vollständig lesbar?

Die Konsistenzprüfung erfolgt in DIGIPLAN mit Hilfe von vollständigen Dateilisten, die von jedem der maßgeblichen fünf Speicherorte (MuseumPlus, Primärplatten, Tertiärplatten, JPG_intern, JPG) ausgelesen und in ein Excel-Tool geschrieben werden. Dort werden sie gegeneinander abgeglichen und die Differenzen protokolliert.

Die Überprüfung der Validität der Master-Tiffs erfolgt entweder durch ein erneutes Einlesen aller TIFFs zur Erzeugung einer neuen Reihe von Arbeitsdateien oder durch die Kontrolle von MD5-Checksummen.