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Workflow des DFG-Projekts DIGIPLAN

Ausheben der Originale

Ausheben

Datenvalidierung

Zuordnung der Scanstationen

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Die Bestände des Architekturmuseums sind zum überwiegenden Teil in Schubschränken in einem klimatisierten Magazinbereich gelagert. Um die Belastung der empfindlichen Originale durch Bewegung, Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Licht so gering wie möglich zu halten, kann sich der Arbeitsablauf nicht an inhaltlich zusammenhängenden Bestandsgruppen, sondern muss sich an der physischen Ordnung der Objekte orientieren.

Ausheben

Ausheben und Rücklagern der für die Digitalisierung vorgesehen Zeichnungen, Drucke und Fotografien erfolgen durch die studentischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Projekts.



Ausheben der Originale

Üblicherweise werden die Materialien innerhalb des klimatisierten Magazinbereichs in Schubschränken gelagert, die je nach Größe 6-10 Schüben Einzelblätter mit Maximalgrößen zwischen 90 x 120 und 110 x 200 cm aufnehmen. Alle Schübe tragen eine eindeutige Signatur (Schrankkürzel + Schubnummer), die jedem Objekt einen eindeutigen, schubbezogen Depotplatz zuweist. Dieser Depotplatz ist auch in der Datenbank vermerkt und kann des als zentrale physische Ordnungsgröße des Digitalisierungsprozesses genutzt werden.

Es hat sich im Verlauf des Projekts als vorteilhaft erwiesen, die wöchentlichen Digitalisierungschargen (ca. 1.000 Blatt) nicht komplett aus einem Schrank zu entnehmen, sondern nach ein bis drei Schüben zu einem entfernteren Schrank zu wechseln, um so im raumgreifenden Prozess des Aushebens und Rücklagerns genügend Bewegungsfreiheit zu behalten. Praktische Gesichtspunkte haben hier Vorrang vor einem nach inhaltlichen Gesichtspunkten »geordneten« Digitalisierungsprozess.

Aufgrund Größe und Empfindlichkeit der Blätter ist häufig vierhändiges Arbeiten erforderlich. Die Blätter werden entnommen, auf Vollständigkeit geprüft und zugleich Inventarnummer, Planinhalt, Material/Technik und Zustand mit den zugehörigen Datenbankeinträgen verglichen.

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Datenvalidierung

Die Überprüfung der Blätter erfolgt mit Hilfe einer speziellen Arbeitsdatenbank, die die in Schritt 1 für die Digitalisierung freigegebenen Bestände schubweise zusammemfasst und alle Arbeitsschritte vom Ausheben bis zum Rücklagern begleitet. Mittels eines drahtlos mit dem Server verbundenen Notebooks werden die Datensätze zu den Blättern Stück um Stück am Bildschirm aufgerufen und mittels einfacher Einkreuzlisten gegebenfalls korrigiert.

Ebenfalls können an dieser Stelle Hinweise für die spätere Bearbeitung (z.B zu konservatorischen oder anderen Auffälligkeiten) notiert werden. Schließlich erfolgt hier die Zuordnung der Blätter an die beiden Scanstationenen: Der Dienstleister erhält alle Blätter im Format bis 90 x 120 cm, die eigene Einheit alle größeren Formate und jene Materialien, die aufgrund ihres konservatorischen Zustands als besonders empfindlich eingeschätzt werden.

Sobald alle Blätter eines Schubes aufgerufen und als bearbeitet markiert worden sind, werden die entsprechenden Datensätze als CSV-Dump exportiert und können in die interne Datenbank MuseumPlus zurückgeführt werden. Die Leiterin der Dokumentationsgruppe kontrolliert die reimportierten Daten in Excel und MuseumPlus auf Vollständigkeit, Regelkonformität sowie Plausibilität und vermerkt ihre Überprüfung in einer Datei namens »Schubfortschritt«. Bei ihren Kontrollen hilft ihr eine Liste aller von den Tutoren vorgenommenen Änderungen.

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Zuordnung der Scanstationen



Laufzettel der Transportmappen




Lieferschein


Wenn ein Schub vollständig ausgehoben ist, liegt das Material in zwei Mappen für die beiden Scanstationen bereit und wird je nach zeitlichem Vorlauf direkt angeliefert oder aber noch im klimatisierten Magazin zwischen gelagert. Eventuell im Schub vorgefundenes, aber nicht zur Digitalisierung vorgesehenes Material (Doubletten) wird im Schub belassen.

Die Mappen sind durch Laufzettel mit Schubkürzel und Aushebedatum, zuständige Scanstation, Zahl der Blätter und eine Ankreuzliste für die weitere Bearbeitung gekennzeichnet.

Aus den mittlerweile wieder in die interne Datenbank MuseumPlus zurück geführten Daten wird mittels einer VBA-gesteuerten Excel-Routine zum einen eine Abstreichliste generiert, die als Vollständigkeitskontrolle für die eigene Scanstation dient, zum anderen eine Datei, die dem Dienstleister die Zuordnung von Objekt-ID und Inventarnummer in der aktuellen Produktionscharge erlaubt.

Für den formalen Teil der Auftragsabwicklung mit dem Dienstleister wird zudem ein Hin-/Rücklieferschein angelegt, ohne dessen vollständige Abarbeitung eine Abrechnung verweigert wird.

Nach Abschluss dieser Exporte meldet das Script die Freigabe des Schubes zum Scannen an die Produktionsdatenbank, so dass der Fortschritt im Workflow sichtbar bleibt.

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