Technische Universität Berlin

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DIGIPLAN dient ebenso der Rationalisierung der internen Sammlungsverwaltung wie der Präsentation ihrer Bestände im Internet. Das Projekt hat es sich deshalb zum erklärten Ziel gemacht, seine Ergebnisse nicht erst nach seinem Abschluss in die Öffentlichkeit zu tragen, sondern die gewonnenen Digitalisate fortlaufend online zu stellen. Die Integration der Bilddaten in die interne und die externe Datenbank, aber auch die Verknüpfung mit weiteren Online-Portalen sind deshalb ein wichtiger Schritt im Workflow, der zudem für weitere Kontrollen genutzt wird.

Integration in MuseumPlus

Bildimport in MuseumPlus

Die Übernahme der Bilddaten in die interne Datenbank MuseumPlus muss manuell über die entsprechenden Programmfunktionen erfolgen, wobei jedem Datensatz nach dem Bildimport eine eigene Multimedia-ID zugeordnet wird.

Diese Multimedia-ID nutzen wir zugleich zu einer weiteren Validierung und Dokumentation der Bilddaten, wobei über eine spezielle Access-Abfrage den Datensätzen

• der Chargenproduzent (TU oder Dienstleister)

• das Chargendatum und

• die MD5-Checksumme des Master-Tiffs

zugewiesen werden.

Über die Verknüpfung mit dem Depotplatz kann eine Vollständigkeitskontrolle durchgeführt werden, stichprobenartig wird nach dem Import zudem eine Kontrolle auf Plausiblität durchgeführt.

Ziel und Zweck des Projekts ist - neben dem Kulturgüterschutz - die Publizierung der Ergebnisse im Internet. Wichtigster Bestandteil der Website des Architekturmuseums ist ihr Online-Katalog. In diese Online-Datenbank gelangen die Digitalisate mittels des Tools »Datendump«, das alle zur Veröffentlichung frei gegebenen Bestände mit einer VBA-gesteuerten Excel-Routine aus MuseumPlus exportiert, in einen auf die wichtigsten Kernfelder reduzierten Datendump reduziert und diesen auf den Webserver überträgt.

Sobald die dieser Datendump übertragen wurde, »weiß« auch die Online-Datenbank, zu welchen Datensätzen Scans existieren. Dann wird eine Austausch-Festplatte an den Server angeschlossen und der Bildimport der aktuellen Scan-Charge gestartet - sollten einmal keine Datensätze zu Scans vorhanden sein, wird ein Fehlerprotokoll geschrieben. Verschiedenen PHP-Routinen gleichen die Soll-Bildeinträge mit den Ist-Bilddaten ab, so dass auch an dieser Stelle eine abermalige Kontrollinstanz gegeben ist.

Zu jedem Datensatz werden vier Auflösungen abgelegt (Pixelzahlen auf die längere Seite bezogen):

• 100 px für Thumbnails

• 640 px für die Einzeldatensatzanzeige

• 1600 px für den Standard-PDF-Download

• 3000 px für den PDF-Download für (kostenlos) registrierte Nutzer

In einem Schritt mit der Aktualisierung der Webdatenbank erzeugt die Export-Routine auch speziell angepasste Datendumps, die via FTP an die Online-Datenbanken des BAM-Portals und von Prometheus übertragen werden, so dass die derzeit drei Systeme, über die unsere Daten abgerufen werden können, synchron sind. Die Einbindung in das Nationale Bildarchiv Foto Marburg ist in der technischen Vorbereitungsphase.

Abschließend kann die Vollständigkeit in der Schub-Datenbank überprüft werden und auch der Bearbeitungsstand der aktuellen Nutzeraufträge daraufhin befragt werden, ob sich durch den letzten Upload Aufträge erledigt haben.

Visuell geht schnell:
Vollständig gescannter Schub

In der Schubdatenbank erscheinen anfangs alle Zeilen rot. Nach der Datenkontrolle im Magazin schaltet sich die erste Spalte »Schubkorrektur« auf Grün, nach dem Re-Import der Daten in MuseumPlus auch die Spalte mit dem Exportdatum. Durch einen Doppelklick auf das Schubkürzel öffnet sich eine Thumnailvorschau. Wenn der gesamte Schub neue Scans (kenntlich am grünen Punkt) aufweist, können auch die Spalten »Gescannt« und »Verarbeitet« manuell auf Grün gestellt werden. Sowohl die vollständige Bearbeitung eines Schubes, als auch die Bearbeitung eines Schrankes und einer Magazingruppe werden damit unmittelbar anschaulich.